Kolejne ważne pytanie: Kogo obejmuje obowiązek KSeF?

Otóż:

• KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce, którzy wystawiają faktury — bez względu na to, czy prowadzą małą firmę, jednoosobową działalność gospodarczą, czy dużą spółkę,

• Oznacza to, że systemem muszą się posługiwać: firmy, spółki, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także — w określonych przypadkach — inne podmioty, np. jednostki samorządowe,

• Z systemu mogą też korzystać — jeśli zostaną do tego upoważnione — osoby lub podmioty współpracujące z podatnikiem, np. biura rachunkowe.

Co to wszystko oznacza dla Twojej firmy?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, niewielką firmę rodzinną, średnie przedsiębiorstwo czy dużą spółkę — KSeF będzie dotyczył także Ciebie. Od 2026 roku większość faktur w Polsce będzie wystawiana i odbierana wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Oznacza to zmianę w organizacji pracy firm, obiegu dokumentów oraz współpracy z biurem rachunkowym.

✔️ Wystawianie faktur przez KSeF

Od momentu wejścia w życie obowiązku, faktury sprzedaży będziesz tworzyć tak jak dotychczas w swoim programie (np. Subiekt, Optima, fakturowanie online), ale zamiast wysyłać je mailowo lub drukować — trafią one do KSeF, skąd odbierze je Twój kontrahent.
Faktura zyskuje tam numer nadany przez system oraz staje się dokumentem urzędowym.

✔️ Odbieranie faktur również w systemie

Obowiązkowe będzie także odbieranie faktur zakupowych przez KSeF. Oznacza to, że:

• Twoi dostawcy będą wystawiali faktury w systemie,

• Ty — lub Twoje biuro rachunkowe — odbierzecie je z KSeF,

• nie będzie potrzeby przesyłania faktur mailowo ani w PDF (z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach).

✔️ Współpraca z biurem rachunkowym

Biuro podatkowe będzie mogło odbierać Twoje faktury bezpośrednio z KSeF — jeśli udzielisz mu odpowiedniego upoważnienia. Dzięki temu:

• dokumenty nie będą się gubić ani opóźniać,

• księgowość będzie je pobierać automatycznie z systemu,

• zmniejszy się liczba błędów wynikających z przesyłania faktur różnymi kanałami.

Jednak to po stronie przedsiębiorcy pozostają pewne obowiązki organizacyjne, np. nadanie dostępu pracownikom, wybór programu do fakturowania czy określenie wewnętrznego obiegu dokumentów.

✔️ Mniejsze firmy również muszą być gotowe

Obowiązek obejmie również mikroprzedsiębiorców i jednoosobowe działalności — nawet jeśli:

• wystawiasz niewiele faktur,

• pracujesz tylko z jednym lub dwoma klientami,

• korzystasz z uproszczonej księgowości.

KSeF dotyczy wszystkich, z nielicznymi wyjątkami wynikającymi z przepisów (np. podmioty bez siedziby w Polsce).