Zacznijmy od podstawowego pytania: CO TO JEST KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska, państwowa platforma służąca do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur w formie tzw. faktur ustrukturyzowanych. To oznacza, że faktura nie powstaje już jako papier lub PDF – trafia bezpośrednio do systemu KSeF, skąd odbiera ją kontrahent.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, KSeF jest centralnym systemem teleinformatycznym, który:

• przyjmuje faktury od podatników,

• nadaje im unikalny numer identyfikujący w KSeF,

• udostępnia je odbiorcom,

• przechowuje je przez wymagany okres (bez konieczności własnej archiwizacji).

Jak działa KSeF w praktyce?

• Faktura jest tworzona w programie lub aplikacji obsługującej KSeF.

• System przesyła dokument do KSeF, czyli centralnej „elektronicznej skrzynki” na faktury.

• KSeF nadaje numer i potwierdza przyjęcie faktury.

• Odbiorca pobiera fakturę z KSeF (może to również robić biuro rachunkowe, jeśli zostanie do tego upoważnione).